Etkinlik ve deneyim tasarımı alanı son yıllarda hızla büyürken, sektörle birlikte güvenlikten operasyona, itibardan kriz yönetimine kadar birçok kritik başlık da gündeme geliyor. Tüm Etkinlik Organizatörleri Derneği (TEODER) Başkanı ve Boss Event Marketing Ajans Başkanı Umut Kaya, bu noktada markalar ve kurumlar için dikkat çeken bir uyarıda bulundu.

Kaya, etkinlik projelerinin yalnızca yaratıcı fikirler ve görsel tasarımlarla sınırlı görülmemesi gerektiğini belirterek, bu sürecin aynı zamanda mühendislik disiplini, bilimsel planlama ve uzmanlık gerektiren çok boyutlu bir operasyon olduğunu vurguladı.

“Etkinlik Yönetimi Bir Organizasyon Değil, Operasyon Projesidir”

Umut Kaya’ya göre profesyonel etkinlik ajanslarının yürüttüğü çalışmalar, rastgele kararlarla değil; teknik hesaplamalar, saha deneyimi ve uluslararası standartlar doğrultusunda şekilleniyor. Etkinlik alanlarının kurulumu sürecinde statik yük hesapları, insan yoğunluğu analizleri, acil durum tahliye senaryoları, elektrik altyapısı ve yapısal güvenlik gibi birçok kritik başlık eş zamanlı olarak ele alınıyor.

Kaya, “Bu çalışmalar dekorasyon faaliyeti değildir. Her etkinlik, arkasında ciddi mühendislik hesapları ve operasyonel planlama barındıran bir projedir” ifadelerini kullandı.

Bilimsel Altyapısı Olmayan Uygulamalar Büyük Risk Taşıyor

Sektörde yeterli teknik donanıma ve referansa sahip olmayan yapıların ciddi tehlikeler oluşturduğuna dikkat çeken Kaya, yalnızca maliyet odaklı yaklaşımların can ve mal güvenliği açısından risk yarattığını söyledi.

Dünyanın farklı noktalarında yaşanan sahne çökmeleri, konstrüksiyon kazaları, elektrik kaynaklı arızalar ve kalabalık yönetimi hatalarının ortak noktasının, uzmanlık yerine düşük bütçeli çözümlerin tercih edilmesi olduğuna işaret etti.

“Düşük Bütçe, Yüksek Kriz Getirebilir”

Teklif aşamasında sadece fiyat kriterine odaklanmanın uzun vadede büyük kayıplara yol açabileceğini belirten Kaya, görünürde avantajlı olan maliyetlerin, kriz anlarında markalar için ağır sonuçlar doğurabileceğini ifade etti.

“Bir etkinlikte yaşanabilecek operasyonel aksama ya da güvenlik sorunu, yalnızca o günü değil, markanın yıllar içinde oluşturduğu güven algısını da zedeleyebilir. Hukuki ve itibari kayıplar, ilk bakışta yapılan tasarrufun çok ötesine geçer” dedi.

Ajans Seçimi Stratejik Bir Karar Olmalı

Umut Kaya, etkinlik ajansı seçiminin basit bir satın alma süreci olarak görülmemesi gerektiğini vurgulayarak, markaların bu kararı stratejik bir iş ortaklığı olarak ele alması gerektiğini söyledi.

Ajans seçiminde; teknik yeterlilik, risk analizi kabiliyeti, kriz yönetimi tecrübesi, uluslararası güvenlik standartlarına uyum, deneyimli saha ekipleri ve kurumsal referansların belirleyici olması gerektiğini dile getirdi.

Açıklamasını, “Etkinlik sektörü yaratıcılıkla büyür, güvenlikle sürdürülebilir hale gelir. Nitelikli ajanslarla çalışmak bir tercih değil, sorumluluktur” sözleriyle tamamladı.